TI e Logística

03/30/2012, by , Posted in Artigos, 0 Comment

A Contribuição da Governança de TI para o processo de Logística na Cadeia de Suprimentos

Resumo: Buscando um enfoque mais atento aos processos de Governança de TI e suas contribuições para os processos da Logística na SCM (Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos), por meio de um estudo de caso realizado em uma empresa brasileira do ramo de distribuição de GLP (Gás Liquefeito de Petróleo), identificou-se que o alinhamento estratégico da TI e a área de Logística resultou em uma melhor análise das necessidades, prioridades e oportunidades de melhorias em seus processos e gestão. Resultados esses que foram identificadas principalmente em relação à redução de custos com fornecedores, maior agilidade e redução do tempo de resposta em relação a informações, maior integração dos sistemas, melhor comunicação entre as áreas da empresa e maior flexibilidade na adequação dos processos. Dessa forma a TI se torna uma aliada na busca dos resultados não só da Logística, mas também para o negócio.

Introdução

Sendo a TI(Tecnologia da Informação) fator fundamental às operações do negócio, bem como para as estratégias organizacionais, torna-se imprescindível um olhar mais atento para as praticas de gestão a fim de reduzir os riscos operacionais, garantir a continuidade dos serviços por ela prestado, preservando as operações da empresa e sua relação com os clientes, de forma a agregar valor ao negócio da empresa e ao cliente. A Governança de TI trata dessas questões, principalmente ao que se refere à estrutura de relações e ao processo de tomadas de decisões em TI (RAU, 2004). Considerando estas decisões de alto nível a respeito de TI, a Governança de TI influenciará significativamente o desempenho da empresa através da criação de valor para o negócio e quanto ao gerenciamento balanceado do risco com o retorno do investimento (XUE, LIANG e BOULTON, 2008).

Entre outras práticas internacionalmente reconhecidas para a Governança de TI, o COBIT(Objetivos de Controle para a Informação e Tecnologia – Control Objectives for Information and related Technology) tem como foco o controle de processos de negócio, disponibilizando uma ampla abordagem quanto aos recursos de controle e auditoria, podendo ser aplicado a vários cenários e organizações. Criado e mantido pela ISACA (Associação de Controle e Auditoria em Sistemas da Informação – Information Systems Audit and Control Association), o COBIT tem como objetivo, auxiliar os gestores de TI no controle e cumprimento dos objetivos de TI de forma que estes estejam também alinhados com os objetivos do negócio (COBIT 4.1, 2007)

Em atenção à estratégia do negócio, devido à globalização, as organizações tem se visto obrigadas a se preocupar além dos seus custos, com outros aspectos como clientes, inovações, diferenciação de produtos e serviços, tecnologia da informação e cadeia de suprimentos. Sendo assim, as empresas buscam melhorar seus níveis de serviço e redução de custos na busca de diferenciais e aumento da percepção de valor para com seus clientes, utilizando-se com grande abrangência a tecnologia da informação (TI) (BANDEIRA E MAÇADA, 2008)

A informação, como elemento chave na integração da cadeia de suprimentos, esta envolvida no principio básico da SCM (Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos – Suppliy Chain Management), fundamentado no entendimento de que a eficiência poderá ser aprimorada por meio de compartilhamento da informação e do planejamento conjunto das ações (BOWERSOX e CLOSS, 2001).

O compartilhamento da informação gera inúmeras vantagens como a redução do custo de processamento de pedidos, a diminuição das incertezas de planejamento e operações, e a redução dos níveis de estoque (BOWERSOX e CLOSS, 2001). Entretanto, comumente são encontrados problemas com relação à implantação destes compartilhamentos por algumas das empresas que fazem parte da cadeia de suprimentos. Para que isso seja alcançado, é preciso que o processo de Gestão da Informação esteja totalmente alinhado ao Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos(GOMES, 2004)

A integração dos processos de gestão é necessária para a implantação da SCM, sendo imprescindível o aumento do nível de comunicação ente os elos das cadeias. Dessa maneira, a TI se torna fundamental por sua capacidade de apoiar essa crescente com relação à comunicação(FARIA e COSTA, 2005)

Inúmeras tecnologias estão sendo implantadas para possibilitar o processamento das informações de forma precisa, maior freqüência e uma maior quantidade de fontes dispostas em localidades diferentes. A TI torna possível a publicação, armazenamento e utilização dessa crescente massa de informações através de sofisticados sistemas de análise, modelagem e apoio à decisão (BOYSON, CORSI e VERBRAECK, 2003).

Entretanto verifica-se a existência de lacunas substanciais de experiência, conhecimento e integração entre os profissionais de TI e os responsáveis pelo processo logístico. Essas lacunas precisam ser eliminadas para que não seja impedida a materialização dos projetos traduzidos em combinação dos conceitos de SCM e TI. (GUNASEKARAN e NGAI, 2003)

Feldens(2005) criou e validou um instrumento que avalia os impactos da TI na SCM. Baseado nesse instrumento propostos por Feldens(2005), esta pesquisa busca analisar os impactos da TI em relação a melhor gestão da informação, aprimoramento nos processos e redução de custos na Gestão da Cadeia de Suprimentos de uma empresa do setor de GLP (Gás Liquefeito de Petróleo) por meio de seis variáveis estratégicas: Integração, Custos, Velocidade, Competitividade, Coordenação Interorganizacional e Flexibilidade.

Por meio de um estudo de caso sobre a atuação da TI no desenvolvimento de soluções voltadas para a área de logística, focando nos processos de SCM, onde foram aplicados conceitos baseados no COBIT e consequentemente o uso da Governança de TI, foi possível identificar e avaliar como a Governança de TI pode contribuir para o processo de Logística na Cadeia de Suprimentos através do entendimento dos processos logísticos e a preocupação sobre a criação de soluções que atendam não só as expectativas da logística, mas também os objetivos do negócio resultam em uma melhor gestão da informação, melhorias nos processos, redução de custo e tempo, agregando maior competitividade da empresa para com seus clientes e concorrentes.

Sendo a informação o ponto principal na cadeia de suprimentos, os resultados obtidos com a aplicação de uma Gestão da Informação mais concisa, foi possível melhorar a qualidade da informação em relação à sua coleta, disponibilidade, análise e utilização não só para os processos, mas também para a tomada de decisões estratégicas. Contribuindo assim para o processo de SCM e resultando em ganhos para o negócio.

A TI por sua vez percebeu que devido à aplicação dos conceitos de Governança foi possível alcançar resultados significativos para a área de Logística, não só nos processos de SCM, mas em todos os processos da cadeia. Além dos resultados internos, na própria TI, como a redução de retrabalhos e suporte, maior aderência na utilização dos sistemas e redução dos custos nos projetos.

Os resultados da integração obtida entre a TI e Logística, bem como o alinhamento com o negócio, através de uma Governança de TI, mostra-se fundamental para as empresas que desejam alcançar a melhora de seus processos e maior valor agregado ao negócio e conseqüente diferencial de mercado.

Dessa forma, identifica-se a oportunidade de novos estudos em relação à integração da TI através de um processo de Governança, não só entre a área de Logística, seus processos e a Cadeia de Suprimentos, mas também outras áreas das organizações que podem se beneficiar do uso da tecnologia para o desempenho de suas atividades, gerando maior valor a seus processos e contribuindo para na busca dos objetivos do negócio.

Informação e Logística

As inovações tecnológicas nas ultimas décadas possibilitaram uma considerável modificação no modo de operação de diversas organizações, resultando em impactos positivos no planejamento, execução e controle das operações logísticas. Dessa forma, gerou-se um ambiente propicio para as inovações na área de logística, impulsionadas principalmente pelo aumento da complexidade nas operações. Sendo assim, a TI se torna indispensável para uma organização moderna. Estes avanços da TI permitiram que as organizações executassem operações que antes não eram alcançadas, agora, visando, sobretudo, atingir reduções de custos, agregando valor e gerando vantagem competitiva (BOUZON e CORRÊA, 2010).

Conforme Chopra e Meindl (2001):

“Informação é essencial para tomar boas decisões de gerenciamento da cadeia de informações porque ela proporciona o conhecimento do escopo global necessário para tomar boas decisões. A tecnologia da informação proporciona as ferramentas para reunir estas informações e analisá-las objetivando tomar as melhores decisões sobre a cadeia de suprimentos”.

A informação funciona como uma ligação entre as atividades logísticas e um processo integrado, utilizando softwares e hardwares no gerenciamento das operações, envolvendo não só apenas uma empresa, mas como em toda a cadeia de suprimentos (BOUZON e CORRÊA, 2010).

De forma objetiva, é possível dividir a informação em 4 níveis funcionais, como segue na figura 1:

Fonte: BOUZON e CORRÊA, 2010

Sistema Transacional: representa a base das outras operações, de onde são retiradas as informações das atividades de planejamento e coordenação. É o local onde são compartilhadas as informações logísticas com as outras áreas da empresa (Produção, Marketing, Finanças, …) ou da cadeia de suprimento (BOUZON e CORRÊA, 2010zon e Corrêa, 2010).

Controle Gerencial: este nível funcional busca as informações no sistema transacional para poder gerenciar as atividades logísticas, incluindo neste patamar as ferramentas de mensuração como indicadores em geral (BOUZON e CORRÊA, 2010).

Apoio à Decisão: este patamar da pirâmide de funcionalidade dos sistemas de informações logísticas utiliza softwares como ferramenta decisória para as atividades operacionais e estratégicas complexas, para que estas não sejam praticadas com embasamento somente no feeling (BOUZON e CORRÊA, 2010).

Planejamento Estratégico: as informações logísticas obtidas das três níveis abaixo do topo entram como suporte para o desenvolvimento e para a melhoria contínua da estratégia logística (BOUZON e CORRÊA, 2010).

Buscando um olhar estratégico, uma informação de qualidade é uma informação oportuna (tempo e espaço), simples (estrutura, complexidade), concisa e manipulável (à quem se destina) e correta (valor para ação ou decisão acertada). Entende-se também que as pessoas não têm o mesmo conhecimento ou percepção sobre a informação, sendo assim, não basta à informação ser de qualidade, é preciso saber passar a informação correta para a pessoa certa, no tempo certo. Isso é resultado de como obter e organizar a informação, para que utilizá-la e em que transformá-la ou ainda em que decisão ela influenciará. O que nos remete a necessidade de um gerenciamento da informação (BIGATON e ESCRIVÃO FILHO, 2004)

Para um correto gerenciamento da informação, é necessário saber: coletar, registrar, e guardar a informação; manipular e comunicar a informação; como as pessoas que lidam com ela, aplicam suas habilidades e cooperam entre elas; com que eficácia as atividades relacionadas com a informação contribuem para conseguir os objetivos dos indivíduos e empresas; como se usam as tecnologias de informação em todas as atividades; e que custos e benefícios envolvem as atividades da informação (VIGNAU e MUÑOZ, 2000).

As empresas buscam nos Sistemas de Gerenciamento da Informação, segundo Rezende e Abreu (2000), em destaque, os seguintes benefícios: o suporte à tomada de decisão; o valor agregado ao produto (bens e serviços); o melhor serviço e vantagens competitivas; produtos de melhor qualidade; a oportunidade de negócios e aumento da rentabilidade; mais segurança nas informações, menos erros, mais precisão; o aperfeiçoamento nos sistemas, eficiência, eficácia, efetividade, produtividade; a carga de trabalho reduzida; a redução de custos e desperdícios; e controle das operações.

Obter todas essas vantagem em conjunto, seria o ideal, mas nem sempre isso é possível. Entretanto o ganho obtido mesmo que em separado, a curto, médio ou longo prazo, em inúmeros casos, justifica o investimento feito nos sistemas (Liczbinski, 2002).

Cadeia de Suprimentos

Cadeia de Suprimeitos, segundo Ballou, Gilbert e Mukherjee (2000), é composta por todas as atividades relacionadas com a transformação e o fluxo de bens e serviços, partindo das empresas fornecedoras de matérias-primas e chegando ao usuário final, incluindo todo o fluxo de informação necessário para este processo. Para Pedrozo e Hansen (2001), o conceito de cadeia de suprimentos (supply chain) visa aperfeiçoar o processo logístico e de transferência de bens interorganizacionais (entre empresas), de forma a melhorar a competitividade em relação ao mercado consumidor.

O Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos (Supply Chain Management, SCM) abrange à integração de todas estas atividades, internas e externas nas empresas. Conforme Zhao, Xie e Leung, (2002), a gestão da cadeia de suprimentos refere-se à coordenação dos produtos e do fluxo de informação entre fornecedores, fabricantes, distribuidores, vendedores e consumidores.

A SCM tem como objetivo fundamental, a ligação do mercado, da rede de distribuição, o processo de produção e as atividades de compra, de maneira que o consumidor receba um alto nível de serviço a um menor custo total, dessa forma, diminuindo a complexidade dos processos de negócio, gerando maior eficiência e eficácia (CHRISTOPHER, 2001).

A informação, como elemento chave na integração da cadeia de suprimentos, esta envolvida no principio básico da SCM, fundamentado no entendimento de que a eficiência poderá ser aprimorada por meio de compartilhamento da informação e do planejamento conjunto das ações (BOWERSOX e CLOSS, 2001).

Segundo Davenport, (2002), estudos indicam que as empresa podem diminuir de 15 a 40% o tempo gasto entre o pedido do cliente e a entrega da mercadoria com o compartilhamento da informação na cadeia de suprimentos. Também é indicado que o tempo de resposta entre a programação e o acabamento de um produto pode ser reduzido em até 75%.

O compartilhamento da informação gera inúmeras vantagens como a redução do custo de processamento de pedidos, a diminuição das incertezas de planejamento e operações, e a redução dos níveis de estoque (BOWERSOX e CLOSS, 2001). Entretanto, comumente são encontrados problemas com relação à implantação destes compartilhamentos por algumas da empresas que fazem parte da cadeia de suprimentos. Para Feldmann e Müller (2003), o problema é que a informação muitas vezes compartilhada na cadeia de suprimentos, esta distorcida ou mesmo incorreta, a fidedignidade e disponibilidade da informação em tempo real estão apontadas como fundamental para o sucesso do compartilhamento da informação(FELDMANN e MULLER, 2003). Para que isso seja alcançado, é preciso que o processo de Gestão da Informação estela totalmente adequado ao Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos.

Governança de TI

A complexidade do ambiente empresarial é apoiada pela tecnologia, algumas organizações atingem seus objetivos na administração de TI, mas precisamos entender que a responsabilidade da utilização efetiva da Tecnologia da Informação deverá ser de  competência organizacional (HARDY, 2006).

A partir deste contexto temos a Governança de TI surgindo de maneira fundamental para que as empresas atinjam um desempenho melhor e alinhado com as estratégias do negócio (WEILL, 2004).

De maneira objetiva, a Governança de TI busca a aplicação dos princípios da Governança Corporativa a fim de controlar e dirigir a TI de maneira estratégica, visando dois pontos chaves, o valor que a TI agrega à organização e a diminuição e controle dos riscos associados a ela (HARDY, 2006). As definições de suas regras, tem como finalidade a operação das funções da TI de forma mais eficaz e eficiente na organização, sendo de forma abrangente resultado do senso comum, da padronização, da experiência e de “melhores práticas” aceitas pelo mercado (VERHOEF, 2007). Alguns mecanismos como a presença de comitês, participação da TI na elaboração da estratégia corporativa, processos de formulação e aprovação de projetos, além do uso de frameworks comumente encontrados em literatura especializada (Cobit, ITIL, ISO 20.000, PMI) são mecanismos que indicam o caminho para um comportamento consistente para a organização, alinhado os investimentos de TI com a missão, estratégia, valores e cultura organizacional (WEILL, 2004).

Sobre esse contexto, o gerenciamento da integração entre a TI e o negócio, engloba a colocação das pessoas certas em posições corretas e responsabilidade direta sobre suas decisões, assim, buscando assegurar que os investimentos em TI estejam alinhados com os objetivos estratégicos do negócio. Observa-se que Gestão de TI e Governança de TI possuem uma clara diferença, onde a Gestão de TI esta direcionada internamente a fornecer serviços e produtos de TI e o gerenciamento de suas operações atuais, a Governança de TI, de forma mais ampla, se preocupa com a execução e transformação da TI a fim de atender as demandas atuais e futuras do negócio, foco interno, e de seus clientes, foco externo (PETERSON, 2004)

Para Van Grembergen, De Haes e Guldentops (2004), Governança de TI caracteriza-se com uma combinação de certos mecanismos relacionados à estrutura, processos e relacionamentos. Cada mecanismo desses é destinado a um ou mais objetivos da governança, como diminuir riscos, garantir que os investimentos estejam alinhados com a estrategia do negócio, agregar valor e etc, conforme elencados e separados a seguir para uma melhor visão e entendimento.

ESTRUTURAS

Papéis e responsabilidades

Comitê de Estratégia de TI

Comitê Diretivo de TI

Estrutura Organizacional da TI

CIO no Conselho de Administração

Comitê de projetos de TI

Escritório de projetos

PROCESSOS

Indicadores de  Desempenho de TI

Planejamento Estratégico de Sistemas de Informação

COBIT

ITIL

Acordos de Nível de Serviço

Métodos de avaliação de retorno de investimento

Avaliação ex post

Níveis de alinhamento

MECANISMOS DE RELACIONAMENTO

Participação ativa de principais stakeholders (Envolvidos)

Colaboração entre principais stakeholders (Envolvidos)

Incentivos e recompensas

Colocação de TI e de negócios

Compreensão compartilhada dos objetivos de TI e de negócios

Resolução ativa de conflitos

Treinamento inter-funcional entre TI e negócios

Rotação de tarefas de TI e negócios

Estando ou não comprometidas formalmente no processo de implantação da Governança de TI, as empresas em geral dispõem de níveis de maturidade referentes à utilização destes mecanismos no seu cotidiano. Certas organizações chegam a desenvolver seus próprios modelos, outras preferem implantar metodologias ou frameworks consolidados de mercado, como Cobit e ITIL, existem também aquelas que o processo de governança não é formalizado, mas utilizando em maior ou menor escala certos mecanismos. Conforme a utilização destes mecanismos vão se tornando cada vez mais consistentes e frequentes, maior será o nível de maturidade da Governança de TI, sendo um dos principais objetivos entender melhor os investimentos realizados, como também verificar se estes estão atingindo os resultados esperados (VAN GREMBERGEN; DE HAES; GULDENTOPS, 2004).

Nesse entendimento, o COBIT atua como um framework orientador sobre processos e controles para o alinhamento dos objetivos de TI com o negócio, através da preocupação não só com a tecnologia a ser implantada, mas sim com as necessidades da áreas de negócio, seus processos e objetivos para agregar valor ao negócio, assim atuando em busca de se atingir sua maior maturidade em Governança de TI (COBIT 4.1, 2007).

COBIT

Desenvolvido pela ISACA(Information System Audit and Control Association) na década de 90 o COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) que pode ser traduzido como “objetivos de controle para a Informação e Tecnologia” é composto por três modelos: Modelo de Processos (framework), Modelo de Governança de TI e Modelo de Maturidade (COBIT 4.1, 2007).

O COBIT apresenta as boas praticas através de um framework de domínios e processos e apresentando as atividades em uma estrutura lógica gerenciável. Essas melhores práticas buscam contribuir para a otimização da TI, habilitando investimentos, garantindo a entrega de serviços, além de prover sua mensuração (HAWKINS, ALHAJJAJ E KELLEY, 2003). Afirma-se também que o COBIT procura garantir a Governança de TI um framework que assegure quatro aspectos principais que a TI esteja alinhada com o negócio; que a TI torne o negócio possível e maximize seus benefícios; que os recursos de TI sejam utilizados com responsabilidade e que os riscos associados TI sejam gerenciados de maneira apropriada.

Importante ressaltar que o framework do COBIT independe da plataforma de TI utilizada pela organização, pois sua aplicação é voltada para o negócio, fornecendo de forma detalhada as informações necessárias para o gerenciamento dos processos e possibilitando monitorar o quanto a TI esta agregando ao valor do negócio (WEILL, 2004).

A utilização eficaz da TI, em conjunto com a integração entre sua estratégia e a estratégia do negócio, visam muito mais do que apenas uma ferramenta de produtividade, mas sim, em sua maioria, um fator critico de sucesso organizacional. O caminho para esse sucesso não se relaciona mais apenas com software e hardware ou metodologias de desenvolvimento, mas com as características da empresa e de sua estrutura organizacional, buscando o alinhamento estratégico da TI com o negócio (LAURINDO, 2001).

A Governança de TI passa ser fundamental para o êxito das organizações, possibilitando o alinhamento estratégico dos negócios, ocupando uma posição de destaque e estratégia dentro das empresas, contribuindo em grandes vantagens competitivas, pois além de servir como base nas operações de negócios, proporciona a viabilidade de novas estratégias empresariais (LAURINDO, 2001).

Alinhamento Estratégico

A Governança de TI contribui para esclarecer certas expectativas. Uma primeira esta relacionada ao modelo operacional desejado pela empresa. Segundo Santos (2009),

“a área de TI tem suas ações pouco conhecidas dentro das organizações. Na maioria das empresas, não existe alinhamento das estratégias de TI com as estratégias de negócios”. Mais adiante o autor completa, “Apenas com novas práticas de governança será possível fazer a adequação de TI com a estratégia de negócios das organizações”.

Uma segunda se refere ao fato de como a TI suportará o modelo operacional desejado, tendo como resposta, a criação de estimativas e previsões para futuros projetos e assegurar a compatibilidade com os já existentes. Outra expectativa nos remete a como a TI será financiada, pois independente do porte das empresas, os custos para automatização dos processos se tornam consideráveis e permanentes, pois além de projetar, desenvolver e sustentar, um sistema de TI necessita de ações permanentes devido aos rápidos avanços tecnológicos(SANTOS, 2009)

Verifica-se na literatura, varias pesquisas que tratam sobre o impacto do uso da TI na Gestão da Cadeia de Suprimentos e sua relação às variáveis estratégicas organizacionais. Feldens (2005) propõe um modelo de pesquisa para mensurar os impactos da TI na gestão das cadeias, exposto na Figura 3. Como resultado desta pesquisa, o autor destaca a identificação de seis variáveis impactadas pelo uso da TI na SCM:

Figura: 3

Fonte: Feldens 2005

Integração – definida como a extensão em que as atividades da organização, e as atividades dos parceiros da cadeia estão conectadas. Através do emprego de tecnologias, como o EDI e a Internet, as empresas simplificam os processos decisórios e conseguem manter um intercâmbio maior de informações com seus parceiros da cadeia, possibilitando a realização de atividades integradas de planejamento e controle da produção (Feldens 2005).

Custos – o desempenho financeiro de uma cadeia de suprimentos é medido através da análise dos custos totais associados aos processos de distribuição e logística. Geralmente divididos entre custos de operação e de armazenagem. O emprego da TI pode reduzir os custos de operação das cadeias de suprimento pela diminuição de processos administrativos com conseqüente redução de papéis, pessoal e estoques (Feldens 2005).

Competitividade – a maximização da competitividade das empresas e dos parceiros da cadeia de suprimentos é reconhecida como um dos papéis da SCM. O uso da TI viabiliza iniciativas que podem resultar em ganhos de vantagem competitiva, tais como: atuação em mercados diferentes, atuação novos mercados; aumento da velocidade de resposta a mudanças, aumento da flexibilidade de operação e apoio no desenvolvimento de novos produtos e serviços (Feldens 2005).

Velocidade – tecnologias, como o EDI e a Internet, atuam na SCM aumentando as velocidade e capacidades, através da eliminação de atividades redundantes e agilização do processamento das informações (Feldens 2005).

Coordenação Interorganizacional – o uso de tecnologias apoiando a SCM proporciona uma melhor coordenação entre áreas de uma organização e entre os elos da cadeia. A melhoria da coordenação se dá pelo maior intercâmbio de informações proporcionado pela TI. O ganho de coordenação entre os componentes da cadeia faz com que as relações adversas entre fornecedores, consumidores e provedores logísticos sejam substituídas por alianças estratégicas e relações de cooperação de longo prazo possibilitando a visão de consumidores e fornecedores como parceiros ao invés de adversários (Feldens 2005).

Flexibilidade – a flexibilidade reflete a habilidade da organização de adaptar-se eficientemente ou responder a mudanças, respondendo as necessidades do mercado sem custos ou tempos excessivos, ou perda de desempenho. Na SCM, o uso do possibilita respostas mais rápidas a mudanças nas demandas e um controle mais apurado dos níveis de estoque ao longo da cadeia (Feldens 2005).

Existem inúmeras ferramentas de TI disponíveis para a aplicação na Logística, entretanto estas destinam-se apenas a atender o processo de SCM de forma padrão, em geral automatizando fases do processo para um maior controle de certas operações. A TI, orientada pelo seu processo de Governança, deve estar conscientizada das necessidades da área e seus processos chaves, para o desenvolvimento e implantação de soluções, possibilitando a análise e disponibilidade das informações para apoio às decisões(BOYSON, CORSI e VERBRAECK, 2003).

Visando essas necessidades, foi percebido em um estudo de caso, que será apresentado a seguir, como a Governança de TI pode contribuir para o processo de Logística, através do entendimento de suas necessidades, análise das principais soluções em conjunto com a área e os resultados obtidos com essa parceria.

Estudo de Caso

Visando a necessidade de um maior alinhamento estratégico entre a TI e a Logística, este estudo buscou fatos, características, métricas e indicadores em um determinado período, durante a realização de diversos projetos de desenvolvimento de sistemas para suportar as áreas de Abastecimento, Transporte e Análises Logísticas, que trabalham alinhadas com os processos de SCM, em uma empresa brasileira com cerca de 3500 funcionários que atua em todo o território nacional no ramo de envase e distribuição de GLP.

O principal aspecto estudado foram os resultados obtidos em relação à agilidade dos processos, rapidez e compartilhamento das informações e integração entre as áreas, além da redução nos custos operacionais, através de uma melhor Gestão da Informação quando evitadas as lacunas entre TI e Logística, em relação ao entendimento das reais necessidades e objetivos das duas áreas, alinhados com a estratégia do negócio, gerando impactos positivos nos resultados não só da área de Logística e TI, mas também agregando valor à organização como um todo.

Inicialmente, a área de Logística utilizava como ferramenta principal para a busca e armazenamento de informações o sistema de ERP da empresa, e de forma auxiliar, as informações com necessidade de alguma tratativa e/ou compartilhamento entre áreas internas, bem como outras áreas, era feita via planilhas de Excel. Algumas dessas planilhas chegando a possuir até programações internas, o que as transformavaem pseudo Sistemasde Informações.

Percebendo a necessidade de melhora nos controle de processos logísticos e fortalecimento dos elos na cadeia de suprimentos, a área de Logística buscou na TI um suporte para o desenvolvimento de sistemas que pudessem aperfeiçoar esses processos, através de uma comunicação facilitada, mas de forma eficiente e eficaz não só para as áreas internas, mas para a cadeia como um todo.

A área de TI, entendendo a Logística como uma área fundamental para o negócio da empresa devido seu desempenho estar diretamente ligado ao desempenho das operações e consequente um diferencial de mercado, uma equipe destinada ao desenvolvimento de solução às áreas de negócio foi indicada para atendimento das necessidades da área de Logística.

Durante o levantamento das informações para se estabelecer as prioridades, foi percebida a necessidade de um maior conhecimento dos processos logísticos, por parte da TI, bem como seus relacionamentos inter-organizacionais, para que as ferramentas propostas para o desenvolvimento atendessem não apenas a área solicitante, mas também as áreas correlacionadas e que poderiam ser beneficiadas com as informações geradas a partir dos sistemas.

Sendo assim a TI voltou seus esforços, inicialmente, no entendimento dos processos logísticos, como estes influenciam nos resultados da empresa, seus relacionamentos, metas e alinhamento com as estratégias da organização. Superada a fase de entendimento dos processos, foram entendidas as necessidades com relação à Gestão da Informação, tendo como pontos principais o armazenamento das informações em local único e de fácil compartilhamento entre as áreas internas e externas, a possibilidade de extração de relatórios de forma ágil e precisa, guarda de histórico dos processos para análises de tendências, disponibilidade de informações em tempo real sobre determinados processos e agilidade nas comunicações sobre riscos operacionais, sendo esses fundamentais para o Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos.

Por fim foram mensurados os impactos e prioridades das soluções levantadas e estratégia de desenvolvimento, treinamento, implantação e suporte, em conjunto com as áreas envolvidas, bem como as áreas de suporte.

Das soluções levantadas, foram priorizadas primeiramente as soluções que estavam ligadas diretamente ao processo de abastecimento, devido ao seu impacto imediato com o negócio da empresa, como Gerenciamento de Frota, Gestão de Suprimentos, Gestão de Frete e Transportes. Em seguida foram desenhadas as soluções ligadas à operação dos processos, devido à necessidade de aprimoramentos em busca de maior agilidade e redução de custos, como Gestão de Caminhões, Multas e Gestão de Contratos. Complementar, foram criadas as soluções para analises e melhorias nos processos, a fim de gerar maior rapidez na disponibilidade da informação, gestão de riscos e maior apoio às decisões, como Acompanhamento e Avaliação de Fornecedores e Programação de Carregamento.

Durante o processo de implantação das soluções, que ocorreu de forma gradativa, os impactos foram sendo percebidos, alguns de maneira imediata, como a redução do tempo na execução das tarefas do cotidiano, fluxo de informação mais precisa, confiável e de forma unificada e disponibilidade da informação em tempo real. Outros foram sendo percebidos ao longo do tempo, como maior suporte a decisão, impactos no desempenho dos processos e disponibilidade de informações para estudos de desvios na cadeia.

Foram percebidas falhas nos processos em relação à demora na disponibilização das informações por parte de algumas áreas internas, assim sendo, foram implementados controles adicionais de cobranças em relação à demora na entrada das informações. Como melhoria dos processos, podemos destacar uma agilidade significativa na comunicação em relação a incidentes ocorridos no fornecimento de suprimentos, assim dando maior consistência e qualidade nas informações para a tomada de decisões estratégicas.

Em parceria na identificação de irregularidades com documentações, contratos, comunicações, fretes, percursos, devido controles e avisos visuais em relação à identificação de vencimento de documentações vigentes e/ou licenças a vencer, entre outros, foi possível atuar junto aos fornecedores, melhorando o relacionamento e confiabilidade mutua, além de evitar autuações não só à empresa com também ao próprio fornecedor. Sobretudo, foi possível avaliar de forma eficaz o desempenho dos fornecedores, na prestação dos serviços o que resultou em um grande subsídio para a contratação de novos fornecedores, bem como a manutenção ou ruptura com os existentes.

Vale ressaltar ainda que devido à automatização, os formulários em papel foram transformados em eletrônicos, o que resultou em uma redução da necessidade de espaço para armazenamento, além da agilidade na localização e consulta às informações. A transformação da informação para o meio eletrônico passou a oferecer mais rapidez nas respostas para as áreas envolvidas e maior poder de decisão para as áreas de gestão, principalmente com a disponibilidade de informações sobre os riscos potenciais para todos os elementos chaves no processo de negócio da empresa.

Passado um período de utilização integrada das soluções, a área de Logística, atuando em conjunto com a TI, passou a perceber e atuar onde identificados os pontos de atenção em relação aos seus processos, fornecedores e clientes internos e externos.

Tanto para TI como para a Logística, devido à disponibilidade das informações de forma ágil e compartilhada, foi possível atender as necessidades de seus clientes, em áreas internas e externas à Logística, no desenvolvimento de outras soluções que, de alguma foram se relacionam com os processos envolvidos na SCM.

Para a TI também foram identificados impactos em suas atividades, uma vez que, encontrada uma maior sintonia entre a TI e a área solicitante, agregado ao maior conhecimento dos processos, bem como seus relacionamentos e dependências, o escopo para desenvolvimento das soluções estavam muito mais alinhados com as necessidades das áreas, bem como a maior visibilidade dos relacionamentos para com desenvolvimentos futuros. Sendo assim a incidência de retrabalhos foi reduzida drasticamente e a satisfação do cliente aumentada, além da facilidade de integração entre as soluções devido à preocupação antecipada devido a uma visão de relacionamentos. Outro fator identificado foi uma maior aderência ao uso das soluções, pelos envolvidos no processo devido a realização de treinamentos para os usuários das soluções, com isso, diminuindo o volume de suporte durante o processo de implementação e utilização, pois dessa forma aos usuários dos sistemas estavam alinhados e familiarizados com as soluções.

Esses fatores resultam para TI em uma melhora na sua prestação de serviços, e maior redução de custos, além de uma percepção mais aprofundada em relação aos objetivos do negócio, alcançando assim uma maior satisfação dos clientes da TI, uma maior maturidade nos processos Logísticos e obtenção de resultados significativos para o negócio.

Considerações Finais

Os resultados do estudo de caso demonstram que o alinhamento estratégico, a proximidade e a preocupação com os processos das áreas, para o desenvolvimento de soluções, especialmente na área de Logística, agregam mais eficiência e eficácia nas atividades ligadas à Cadeia de Suprimentos, dessa forma gerando maior valor para as áreas de TI e Logística, bem como para o negócio e seus clientes.

As contribuições deste estudo para as organizações consistem em indicar um potencial na melhoria da maturidade da Gestão de TI através da utilização de controles baseados no COBIT para o gerenciamento de suas atividades, assim reduzindo riscos pertinentes aos processos e agregando maior valor ao negócio. A aplicação da Governança de TI nas organizações deve ser encarada como primordial, não só para a TI e seus processos, mas também no apoio às áreas de negócio da empresa a fim de entender seus processos e atribuir novos valores com o apoio da tecnologia.

Principalmente no que tange a Gestão da Informação, contribui também na observação sobre a implantação de sistemas efetivos no controle e gerenciamento dos processos e das informações na Cadeia de Suprimentos. Outra contribuição são os resultados obtidos com a aproximação entre as áreas, conforme o COBIT é percebido e utilizado na TI, focando no alinhamento estratégico com o negócio.

Com a TI atuando de maneira participativa na Gestão da Cadeia de Suprimentos, é possível um controle muito maior dos processos e grande rastreabilidade das informações. A aplicação da Tecnologia da Informação nos processos gera mais velocidade e agilidade, devido à eliminação do papel e controles automatizados das fazes dos processos, entregando assim aos gestores mais tempo para atuar estrategicamente em conjunto com demais envolvidos na cadeia. Em complemento, a utilização dos sistemas de informação, levam a centralização das informações em um único local, assim possibilitando a disponibilidade da informação a todos os envolvidos na cadeia, atingindo assim um melhor controle dos processos da SCM.

É possível identificar ainda que a TI aplicada a SCM, se converte em vantagens em relação à competitividade, conseqüência dos ganhos em relação à velocidade nos processos e maior/melhor compartilhamento da informação entre os parceiros da cadeia.

Em observação aos impactos da TI na SCM, foram verificados os seguintes efeitos nas variáveis escolhidas para o estudo:

  1. Custos – Diminuição nos custos de comunicação e de infra-estrutura de TI, redução de custos decorrente de parcerias com fornecedores;
  2. Velocidade – Maior velocidade e redução nos tempos de resposta, Agilidade na busca de informações;
  3. Integração – Possibilidade de integração dos sistemas, com grande resultados entre os sistemas e o ERP. Sistemas mais integrados devido à utilização de soluções especificamente desenvolvidas para a Logística da organização;
  4. Coordenação Interorganizacional – Aumento da integração Interorganizacional, através do compartilhamento das informações, gerando ações em conjunto de forma estratégica. Disponibilidade de relatórios entre as áreas da empresa e parceiros da cadeia. Possibilidade de colaboração e planejamento conjunto entre os processos dentro da cadeia de supri­mentos;
  5. Flexibilidade – Maior flexibilidade no processo de gestão, possibilitando a customização e parametrização dos sistemas de gestão e adequação dos processos conforme as necessidades.

Essa integração conseguida entre TI, Logística e o negócio, passa a se reverter em resultados para o negócio, assim que vão sendo alcançados os objetivos da Governança de TI. Sendo um dos principais objetivos da Governança de TI atender as necessidades do negócio, as organizações precisam exigir de suas áreas de TI uma maior estruturação, para que sejam cada vez mais padronizadas, eficientes, flexíveis, tendo elevada qualidade em seus produtos e níveis de serviço.

Por sua vez a área de Logística, bem como o negócio, passa a ter a TI como uma aliada de grande influencia para a obtenção dos resultados desejados não apenas nos processos relacionados com a SCM, mas como em todos os que de alguma forma geram impactos positivos na organização.

A partir dessas considerações, percebe-se a oportunidade de realização de novos estudos sobre a maturidade dos processos de Governança aplicados a TI para que seja alcançada uma efetiva realização de uma Governança de TI, alinhada ao negócio e entregando os benefícios da Tecnologia da Informação e suas contribuições não só para a área de Logística, mas também em outras as áreas da companhia, seus processos e resultados, a fim de se atingir os objetivos do negócio.

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About Prof. Leandro Vaz

14 anos de experiência em Treinamentos, Cursos, Palestras e Workshops. Instrutor Certificado ITIL V3, ISO 20.000 e Cobit 4.1 e IBM em workflow nas áreas de administração e desenvolvimento. 12 anos de experiência, atuando em ambiente de administração e desenvolvimento de aplicações principalmente no Gerenciamento de Projetos e Liderança de Equipes.

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